Globalno obvestilo o zasebnosti zaposlenih

Ta globalna izjava o zasebnosti za zaposlene (»izjava o zasebnosti za zaposlene« ali »izjava«) velja v celotnem globalnem podjetju Ecolab za vse zaposlene in neodvisne izvajalce. To obvestilo opisuje osebne podatke, ki jih lahko Ecolab zbira med vašim zaposlitvenim razmerjem pri Ecolabu, kako Ecolab uporablja in varuje te podatke in s kom jih lahko delimo.

Namen te izjave o zasebnosti za zaposlene je določiti enoten standard za vse enote družbe Ecolab v zvezi z zaščito osebnih podatkov zaposlenih. Ecolab priznava, da nekateri zakoni lahko nalagajo dodatne zahteve poleg tistih, ki so opisane v tem obvestilu o zasebnosti zaposlenih. Ta izjava dopolnjuje pravilnik o zasebnosti, ki je namenjen javnosti. Poleg tega to izjavo o zasebnosti za zaposlene v primeru spora nadomeščajo vse morebitne lokalne izjave ali razkritja v zvezi z zasebnostjo, ki veljajo v državi vašega prebivališča.

Osebni podatki (splošno znani tudi kot osebno določljivi podatki ali osebni podatki) so podatki, ki jih je mogoče uporabiti za identifikacijo vas ali katerega koli drugega posameznika, na katerega se podatki morda nanašajo. Nekateri podatki so potrebni za sklenitev delovnega razmerja, drugi podatki pa se zbirajo ves čas trajanja vaše zaposlitve. Ecolab zbira podatke v skladu s tem, kar dovoljuje zakon v državi vašega prebivališča. Določene informacije, kot so spol, rasa in vera, se lahko zbirajo le, če je to zakonsko dovoljeno v vaši pristojnosti.  

Osebni podatki, ki jih zbiramo v povezavi z vašo zaposlitvijo, lahko vključujejo naslednje:

•  Ime in kontaktni podatki, vključno s kontaktnimi podatki za nujne primere (na primer naslov; telefonska številka; e-pošta, faks);
• podatki o osebju (na primer datum rojstva, zakonski stan, kraj rojstva, narodnost, prebivališče, državljanstvo, status delovnega dovoljenja, vojaški status, prvi jezik);
• Podatki o plačilu (na primer podatki o osebnem bančnem računu, obrazci in podatki v zvezi z davki, številka poslovne kartice Ecolab);
• Identifikacijski podatki (na primer SSN ali druga državna identifikacijska številka, številka potnega lista, številka vozniškega dovoljenja, številka registrske tablice);
• Podatki o računu (na primer poverilnice za prijavo v Ecolab Job Portal ali druge portale za zaposlene);
• informacije o zaposlitvi (na primer datumi zaposlitve, nadomestila in ugodnosti, članstvo v sindikatu, upokojitev, zavarovanje, upravičenost do ugodnosti, delovne omejitve in prilagoditve, rešitve delovnih pritožb, delovna uspešnost);
• Informacije o položaju (na primer identifikacijska številka Ecolab, naziv delovnega mesta, oddelek/poslovna enota, nadzornik, lokacija, računalnik in dostop do objektov);
• Izobraževanje in usposabljanje (na primer raven izobrazbe, področje in institucija, ocene kompetenc, poklicne licence in potrdila ali tečaji usposabljanja);
• Poklicna zgodovina (na primer prejšnji delodajalci ali prejšnji položaji; priporočilna pisma);
• informacije o prisotnosti (na primer plačan dopust in zahteve za plačan dopust ter vse druge zahteve za odobreno odsotnost);
• informacije o komunikaciji (na primer glasovna sporočila, e-pošta, korespondenca, dokumenti ter drugi delovni produkti in sporočila, ki so bili ustvarjeni, shranjeni ali preneseni prek naših omrežij, aplikacij, naprav, računalnikov ali komunikacijske opreme; informacije o anketah);
• podatki, zbrani v postopkih zaposlovanja in odpovedi (na primer informacije v zvezi z razgovori, življenjepis ali CV, spremna pisma, reference, napotnice, preverjanje preteklosti in kreditne sposobnosti, prepisi, interakcije pred zaposlitvijo, ponudbena pisma in datumi sprejema ponudbe zaposlitve, datum začetka in konca, datum in razlogi odpovedi);
• informacije o oceni izpostavljenosti in spremljanju v sklopu varstva pri delu;
• Druge informacije, posredovane v obrazcih, ki se zahtevajo za ugodnosti, plačilno listo ali človeške vire, v skladu z veljavno zakonodajo;
• Podatki o sliki in podobnosti, kjer to dovoljuje zakon in/ali po naknadnem obvestilu, kjer to zahteva zakon (na primer identifikacijska fotografija, posnetki CCTV, druge slike ali fotografije ter časi in lokacije uporabe kartice ključev);
• informacije o tehnologiji in informacije, opisane v obvestilu o piškotkih družbe Ecolab, pri dostopu do določenih spletnih mest družbe Ecolab, kjer to dovoljuje lokalna zakonodaja, vključno s tistimi, kjer lahko zaposleni zavrne zbiranje takšnih podatkov (na primer podatki o brskanju v spletu ali podatki iz drugačne uporabe iz naprav družbe ali v omrežjih družbe, naslovi IP službenih naprav, uporabniški ID, geslo in katere koli druge poverilnice, ki se uporabljajo za dostop do sistemov, aplikacij, naprav, računalnikov ali komunikacijske opreme družbe Ecolab);
• enolični osebni identifikatorji, povezani z določeno tehnologijo sledenja spletnim mestom, kot je opisano v obvestilu o piškotkih družbe Ecolab, in kar lahko zavrnete v skladu s tem obvestilom o piškotkih (na primer identifikator naprave; piškotki, svetilniki, oznake slikovnih pik, identifikatorji mobilnih oglasov ali druge podobne tehnologije; ali druge oblike trajnih identifikatorjev). Čeprav ta izjava o zasebnosti za zaposlene velja za vse dejavnosti zaposlenih, upoštevajte, da se lahko uporaba piškotkov in veljavnost zadevnega obvestila o piškotkih razlikuje, če ste na nekaterih spletnih mestih zunaj spletnega mesta www.ecolab.com.
• Drugi podatki, ki se lahko izmenjujejo v okviru sklepanja delovnega razmerja z Ecolabom.

Nekateri osebni podatki, kot so biometrični podatki, natančni podatki o lokaciji, podatki o spolu, rasi, veroizpovedi in zdravstvenem stanju, pa tudi sporočila, kjer nismo predvideni prejemniki, veljajo za občutljive osebne podatke v skladu z nekaterimi predpisi o zasebnosti podatkov. Ne zbiramo občutljivih osebnih podatkov v vseh jurisdikcijah, v katerih delujemo. Kjer to zahteva zakon, bomo pridobili vaše izrecno soglasje za zbiranje, obdelavo ali prenos takih občutljivih osebnih podatkov. Zagotovljeni bodo ustrezni varnostni in zaščitni ukrepi, ki bodo skladni z naravo in tveganji, povezanimi s podatki in dejavnostmi obdelave.

 Pri zagotavljanju osebnih podatkov Ecolabu, kot je opisano v tem obvestilu o zasebnosti zaposlenih, se ti osebni podatki običajno zbirajo neposredno od vas in vedeli boste, katere natančne osebne podatke zbiramo.

V določenih omejenih okoliščinah lahko ponudniki storitev tretjih oseb zbirajo tudi podatke v imenu Ecolaba (na primer za namene preverjanja preteklosti, pregledovanja itd.), čeprav bo takšno zbiranje vaših podatkov vedno v okviru vaše zaposlitve, in obvestili vas bomo, da tretja oseba zbira vaše podatke v času zbiranja.

Nazadnje se lahko nekateri podatki zbirajo od strank, sodelavcev ali drugih, s katerimi sodelujete v okviru zaposlitve pri družbi Ecolab (na primer ankete za stranke za pregled uspešnosti in podobne namene).

V skladu s pogoji tega obvestila o zasebnosti zaposlenih Ecolab na več načinov uporablja zgoraj opisane kategorije osebnih podatkov. Če ni posebej navedeno drugače, se lahko zgornje informacije uporabljajo za katerega koli od spodaj navedenih namenov. Ti nameni ne vključujejo vseh in morda boste naknadno prejeli obvestilo o dodatnih namenih za druge, posebne vrste obdelave. Ecolab lahko vaše osebne podatke uporabi za:

• ugotavljanje upravičenosti do zaposlitve, vključno s preverjanjem referenc in usposobljenosti;
• izplačevanje vaše plače in ugodnosti;
• ocenjevanje usposobljenosti za določeno delo ali nalogo;
• Omogočiti komunikacijo in povezovanje med zaposlenimi;
• Upoštevajte veljavne zakone o delu ali zaposlovanju;
• Stopiti v stik z vami glede drugih možnosti zaposlovanja;
• posredovanje splošnih informacij o družbi Ecolab;
• odgovarjanje na vaša vprašanja in zahteve;
• obdelavo zahtevkov v zvezi z delom (na primer odškodnine za delavce in škodne zahtevke);
• zagotavljanje usposabljanja ali drugih razvojnih zahtev;
• izvajanje pregledov uspešnosti in disciplinskih ukrepov;
• vzpostavitev stika v nujnih primerih;
• spoštovanje zakonskih obveznosti, vključno z zdravstvenimi in varnostnimi zahtevami, zahtevami vladnih agencij po informacijah in varnostnimi preiskavami, ali za uveljavljanje ali obrambo pravnega zahtevka;
• ustvarjanje imenikov zaposlenih;
• Zagotavljanje varnosti informacij, ki jih hrani podjetje;
• upravljanje kadrovskih virov, finančnega načrtovanja, skladnosti podjetja, notranjih revizij in druge administracije;
• Upravljati naše aplikacije, programsko opremo in elektronske sisteme;
• izboljšanje zadovoljstva in uspešnosti zaposlenih;
• preprečevanje potencialno goljufivih, prepovedanih ali nezakonitih dejavnosti;
• splošno upravljanje vseh vidikov delovnega razmerja, kar med drugim vključuje vzpostavljanje, vzdrževanje in prenehanje delovnih razmerij, splošne dejavnosti ter za namene, povezane z administracijo, financami in človeškimi viri;
• Za druge namene, ki jih Ecolab razumno zahteva in za katere boste prejeli naknadno obvestilo, če gre za bistveno odstopanje od zgoraj navedenih namenov.

V ustreznih državah bodo informacije, ki jih navedete v razdelku o enakih možnostih v prijavi za zaposlitev, uporabljene izključno za spremljanje enakih možnosti v globalnem podjetju Ecolab. Ecolab teh podatkov ne uporablja za namene trženja.

Družba Ecolab lahko zbira podobne ali povezane podatke ali uporablja osebne podatke za podoben ali povezan namen v skladu z zakoni in predpisi določenega območja sodne pristojnosti. Po potrebi bo pred nadaljnjim zbiranjem poslano naknadno obvestilo. Odvisno od sodne pristojnosti imate morda pravice osebe, na katero se nanašajo podatki, kot so izbris, popravek ali omejitev uporabe. Takšne pravice osebe, na katero se nanašajo podatki, in območja sodne pristojnosti, kjer se uporabljajo, so opisani spodaj ali v obvestilih za posamezna območja sodne pristojnosti. 

Nekatere zbrane informacije so potrebne za vzpostavitev in ohranitev delovnega razmerja. Če se odločite, da ne boste posredovali zahtevanih informacij, morda ne bomo mogli skleniti ali nadaljevati pogodbe o zaposlitvi oziroma zagotoviti vseh ugodnosti zaposlitve, ki bi vam jih sicer lahko ponudili. Kadar koli se lahko pozanimate, ali so določeni podatki obvezni ali neobvezni, in se seznanite, kako bi lahko na vas vplivala odstranitev določenih podatkov.

Katere koli od opisanih kategorij osebnih podatkov lahko posredujemo zaposlenim v družbi Ecolab, svetovalcem, podružnicam ali drugim podjetjem ali osebam za obdelavo takih podatkov v svojem imenu, da bi z vami vzpostavili, upravljali ali prekinili delovno razmerje. V takšnih primerih zahtevamo, da se te stranke strinjajo, da bodo varovale zaupnost takšnih podatkov v skladu s pogoji te izjave o zasebnosti za zaposlene, pravilnikom o zasebnosti družbe Ecolab, namenjenim javnosti, morebitnimi notranjimi standardi skladnosti glede zasebnosti ter zakoni in predpisi območja sodne pristojnosti, v katerem živite.

Stranke, ki prejmejo vaše podatke, lahko vključujejo:

• Naše podružnice in povezana podjetja;
• poslovne partnerje, izvajalce in kanalne partnerje, ki se ne štejejo za povezana podjetja;
• neodvisne prodajalce ali ponudnike storitev, ki zagotavljajo ključne storitve in so potrebni za podporo vaše zaposlitve ali prijave in/ali vam zagotavljajo določene storitve, povezane z zaposlitvijo (vključno za namene, navedene v prejšnjem razdelku);
• Tretje osebe, ki lahko nudijo strokovno svetovanje (na primer odvetniki, bankirji, računovodje);
• Vladne agencije ali druge stranke kot odgovor na pravni postopek ali druge zahteve, kjer to dovoljuje zakon;
• druge osebe ali tretje osebe, za katere ste zahtevali, da z njimi delimo podatke.

Razen kot je opisano zgoraj, vaših osebnih podatkov ne bomo delili z drugimi, neodvisnimi podjetji za njihovo komercialno ali tržno uporabo brez vašega soglasja oziroma razen kot del določenega programa ali funkcije, za katero imate možnost prijave ali odjave.

Poleg tega lahko izdamo osebne podatke: (i) v obsegu, v katerem smo v dobri veri prepričani, da je tako dejanje potrebno za izpolnjevanje veljavne zakonodaje; (ii) za uveljavljanje naših pravic in/ali vlaganje ali obrambo zahtevkov v zvezi z vašo zaposlitvijo pri Ecolabu, zaščito pred kakršno koli odgovornostjo, obrambo pred kakršnimi koli zahtevki, zaščito pravic, lastnine in osebne varnosti katere koli osebe ali zaščito javne blaginje ; (iii) ko je razkritje potrebno za zaščito varnosti drugih oseb, skladno z veljavno zakonodajo (iv) za odgovor na sodno odredbo, sodni poziv, nalog za preiskavo ali drug pravni postopek, v obsegu, ki je dovoljen in omejen z zakonom; (v) v primeru, da gremo skozi poslovni prehod, kot je združitev, odsvojitev, nakup, likvidacija ali prodaja celotnega ali dela naših sredstev; ali (vi) za dodatni namen, ki je neposredno povezan s prvotnim namenom, za katerega so bili zbrani osebni podatki.

Ecolab bo hranil vaše osebne podatke samo toliko časa, kolikor je potrebno za namene, določene v tem obvestilu o zasebnosti zaposlenih, kar je običajno trajanje vaše zaposlitve in vsaj še eno leto po prekinitvi delovnega razmerja. 

V nekaterih jurisdikcijah se lahko čas hrambe vaših osebnih podatkov razlikuje glede na lokalno zakonodajo. Glede obdobja hrambe, ki velja za vaše območje sodne pristojnosti, se lahko pozanimate pri svojem vodju ali se obrnete na družbo Ecolab, kot je opisano v tem dokumentu. Poleg tega lahko hranimo in uporabljamo osebne podatke v obsegu, ki je potreben za izpolnjevanje naših zakonskih obveznosti (na primer, če moramo obdržati vaše podatke zaradi skladnosti z veljavno zakonodajo), reševanje sporov in uveljavljanje naših pravnih pogodb in politik.

Če se nahajate v državi EGP ali Združenem kraljestvu, si oglejte to obvestilo o svojih pravicah v zvezi z vašimi osebnimi podatki.

If you are a California resident, please see this notice about your rights with respect to your personal information.

If you are a resident of Brazil, please see this notice about your rights with respect to your personal information.

Če vozite označeno vozilo družbe Ecolab ali neoznačeno vozilo z vgrajeno napravo za video in/ali avdio, obrnjeno naprej ali dvosmerno, si oglejte to obvestilo o zbiranju in obdelavi osebnih podatkov.

Če ste zunaj ZDA, zlasti v Kanadi, Braziliji, Evropski uniji (»EU«), Evropskem gospodarskem prostoru (»EGP«), na Novi Zelandiji, v Južnoafriški republiki, Švici, Združenem kraljestvu ali drugih državah s podobno zakonodajo o varstvu zasebnosti podatkov, upoštevajte, da smo mi in naši strežniki v ZDA. Vse informacije, ki nam jih posredujete, se lahko prenesejo in obdelajo v Združenih državah ali drugih državah po svetu, kjer poslujemo. Čeprav lahko to vključuje prejemnike podatkov, ki so v državah, v katerih lahko obstaja nižja raven pravne zaščite za vaše osebne podatke kot v vaši državi, si bomo prizadevali zaščititi vaše podatke v skladu z zahtevami zakonodaje, ki velja na vašem območju sodne pristojnosti, in sprejeli ustrezne ukrepe, da jih bomo delili samo s tretjimi osebami, ki zagotavljajo podobno zaščito. S sodelovanjem in zagotavljanjem osebnih podatkov in drugih podatkov, ki jih Ecolab lahko zakonito zbira, obdeluje, uporablja ali prenaša v povezavi z vašim odnosom z Ecolabom, nedvoumno soglašate, da se vaši podatki zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in prenašajo, kot je razkrito tukaj.

Družba Ecolab spoštuje EU-U.S. Data Privacy Framework (varstvo zasebnosti podatkov med EU in ZDA), razširitev okvira za varstvo zasebnosti podatkov med EU in ZDA za Združeno kraljestvo in Swiss-U.S. Data Privacy Framework (varstvo zasebnosti podatkov med Švico in ZDA), kot jih je opredelilo ameriško Ministrstvo za trgovino (skupaj imenovani » DPF«). 

Družba Ecolab je ameriškemu Ministrstvu za trgovino potrdila, da spoštuje načela o varstvu zasebnosti programa EU-U.S. Data Privacy Framework Principles (»načela programa DPF med EU in ZDA«) pri obdelavi osebnih podatkov, prejetih iz EU in Združenega kraljestva. Družba Ecolab je ameriškemu Ministrstvu za trgovino potrdila tudi, da spoštuje načela o varstvu zasebnosti programa Swiss-U.S. Data Privacy Framework Principles (»načela programa DPF med Švico in ZDA«, ki so skupaj z načeli programa DPF med EU in ZDA v nadaljevanju imenovana »načela«) pri obdelavi osebnih podatkov, prejetih iz Švice. V primeru kakršnega koli navzkrižja med pogoji v tem pravilniku o zasebnosti in načeli programa DPF med EU in ZDA (vključno z razširitvijo za Združeno kraljestvo) in/ali načeli programa DPF med Švico in ZDA, se uporabljajo načela. Če želite izvedeti več o programu Data Privacy Framework in si ogledati naše potrdilo, obiščite https://www.dataprivacyframework.gov/. Za ogled celotnega seznama sodelujočih organizacij obiščite https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search. V nekaterih primerih je lahko družba Ecolab odgovorna za dejanja določenih tretjih oseb, če te tretje osebe obdelujejo osebne podatke, ki izvirajo iz EU, Združenega kraljestva, Gibraltarja in/ali Švice ter jim jih Ecolab razkrije na način, ki ni v skladu z načeli.

Če imate kakršna koli vprašanja ali pritožbe glede našega ravnanja z vašimi osebnimi podatki v okviru programa DPF, za stik z nami uporabite podatke v spodnjem razdelku »Stik z nami«.  Če imate še vedno poseben pomislek glede zasebnosti, ki ni bil razrešen, potem ko ste poskušali svoje vprašanje ali pomislek o zasebnosti nasloviti neposredno na družbo Ecolab, se je družba Ecolab zavezala, da bo sodelovala s komisijo, ki so jo ustanovili organi EU za varstvo podatkov (DPA), Urad informacijskega pooblaščenca Združenega kraljestva (ICO), švicarski zvezni pooblaščenec za varstvo podatkov in informacije (FDPIC) v zvezi z nerešenimi pritožbami v zvezi z našim ravnanjem z osebnimi podatki, prejetimi na podlagi okvira o varstvu zasebnosti podatkov med EU in ZDA, razširitve okvira za varstvo zasebnosti podatkov med EU in ZDA za Združeno kraljestvo ter okvira o varstvu zasebnosti podatkov med Švico in ZDA. Kot je opisano v programu DPF, imajo lahko posamezniki možnost izbrati zavezujočo arbitražo za rešitev svoje pritožbe v zvezi z osebnimi podatki, ki izvirajo iz EU, Združenega kraljestva, Gibraltarja ali Švice. Za najnovejše informacije obiščite spletno mesto programa DPF, ki je navedeno zgoraj. 

Družba Ecolab je pod preiskovalno in izvršilno pristojnostjo Zvezne komisije za trgovino ZDA za namene uveljavljanja skladnosti s programom DPF. Poleg tega lahko v omejenih okoliščinah javni organi v ZDA, vključno z ameriško zvezno vlado, vložijo zakonite zahteve od Ecolaba za pridobitev določenih osebnih podatkov, ki jih mora Ecolab upoštevati.

Družba Ecolab bo sprejela razumne ukrepe za zaščito vaših osebnih podatkov v posesti družbe Ecolab ter zaščito pred tveganjem izgube, zlorabe, nepooblaščenega dostopa, razkritja, spremembe in uničenja. Uporabljamo standardne varnostne ukrepe, ki so namenjeni varovanju varnosti vseh informacij, zbranih med delovnim razmerjem. Ecolab redno pregleduje svoje varnostne ukrepe, da bi zagotovil zasebnost osebnih podatkov. Vendar varnosti informacij, ki se prenašajo prek interneta ali prek mobilne naprave, ni mogoče nikoli zagotoviti. Nismo odgovorni za morebitno prestrezanje ali prekinitev kakršne koli komunikacije prek interneta ali za spremembe ali izgubo podatkov.

Odgovorni ste za vzdrževanje varnosti katerega koli gesla, uporabniškega imena ali druge oblike preverjanja pristnosti, ki je vključena v pridobivanje dostopa do z geslom zaščitenih ali varnih področij sistemov družbe Ecolab, do katerih vam je bil odobren dostop na podlagi vašega položaja. Da bi zaščitili vas in vaše podatke, lahko do preiskave brez predhodnega obvestila prekinemo vaš dostop do katerega koli sistema Ecolab, če obstaja kakršen koli sum kršitve varnosti.

Ecolab bo sprejel razumne previdnostne ukrepe, da zagotovi, da se vaši osebni podatki uporabljajo samo za namene, za katere so bili zbrani, kot je opisano v tem obvestilu o zasebnosti zaposlenih. Ecolab bo poskrbel, da bodo osebni podatki ustrezni za predvideno uporabo, točni, popolni in aktualni. Vendar se Ecolab zanaša na vašo pomoč pri zagotavljanju natančnih posodobitev vaših osebnih podatkov.

Ecolab si pridržuje pravico, da občasno spremeni to obvestilo o zasebnosti zaposlenih, da bo natančno odražalo regulativno okolje in naša načela zbiranja podatkov. Ko pride do bistvenih sprememb tega obvestila o zasebnosti zaposlenih, vam bo Ecolab posredoval spremenjeno obvestilo. To obvestilo o zasebnosti zaposlenih je bilo nazadnje spremenjeno septembra 2024.

Če imate kakršna koli vprašanja ali pripombe glede te izjave o zasebnosti za zaposlene ali storitev, ki jih zagotavlja družba Ecolab, se lahko obrnete na nas prek številke 844-880-8355 ali naslova dataprivacy@ecolab.com.

Naslednji povezani subjekti iz ZDA so vključeni v certificiranje Ecolaba v okviru programa DPF:

• Abednego Environmental Services, LLC
• Chemlink Laboratories, LLC
• Ecolab (Guam) LLC
• Ecolab Inc.
• Ecolab Manufacturing Inc.
• Ecolab Production LLC
• Společnost Ecolab USA Inc.
• Flottec, LLC
• Nalco Company LLC
• Nalco Contract Operations, LLC
• NALCO INDUSTRIAL OUTSOURCING COMPANY
• Nalco Production LLC
• Nalco US 1 LLC
• Nalco Wastewater Contract Operations, Inc.
• Pest Management LLC
• Purolite LLC
• Quantum Technical Services, LLC
• Wabasha Leasing LLC